Polin KemistiKlubin Alumnit ry

SÄÄNNÖT

1§ Nimi, kotipaikka ja kieli

Yhdistyksen nimi on Polin KemistiKlubin Alumnit ry, josta myöhemmin näissä säännöissä käytetään lyhennettä KKlubi. Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki. Yhdistyksen nimen epävirallisena lyhenteenä voidaan käyttää KKlubi nimeä. KKlubin kielet ovat suomi ja ruotsi.

KKlubin alaisuuteen voidaan perustaa rekisteröimättömiä alaosastoja, joiden säännöt yhdistyksen hallitus hyväksyy.

Yhdistys voi kuulua itsenäisenä jäsenenä sen tarkoitusperää palveleviin yhdistyksiin ja järjestöihin.

2§ Tarkoitus ja toiminta

KKlubin tarkoituksena on harjoittaa alumnitoimintaa eli toimia jäsentensä yhdyssiteenä yritysmaailman, Teknillisen korkeakoulun, Kemian tekniikan osaston, Kemistikillan ja Prosessiteknillisen kerhon välillä sekä

  • tarjota jäsenilleen mahdollisuus tavata toisiaan nostalgiahengessä kurssitapaamisten ja ammatillisviihteellisten klubitapahtumien yhteydessä
  • tarjota jäsenilleen mahdollisuus ammatilliseen vuorovaikutukseen Teknillisen korkeakoulun ja teollisuuden välillä
  • tarjota edellytykset jäsenistön yhteiselle vapaa-ajan toiminnalle
  • hoitaa tiedotustoimintaa jäsenilleen
  • pitää yhteyksiä ja olla yhteistoiminnassa muiden vastaavien yhdistysten kanssa
  • tukea Kemistikiltaa ja Prosessiteknillistä kerhoa, sekä niiden jäsenten omia- ja yhteistyöprojekteja esimerkiksi lahjoitusten, stipendien ja muiden tukimuotojen muodossa
  • tukea Teknillisen korkeakoulun Kemian tekniikan osaston opiskelussa ja alumnitoiminnan hyväksi tehdyssä työssä ansioituneita opiskelijoita esimerkiksi stipendien ja muiden tukimuotojen muodossa

Tarkoituksensa toteuttamiseksi KKlubi

  • järjestää jäsenistölleen ammatillisia esitelmä-, keskustelu-, paneeli-, seminaari-, ekskursio-, koulutus- ja messutilaisuuksia
  • hankkii varoja jäsenmaksuilla

Toimintansa tukemiseksi KKlubi voi

  • toimeenpanna asianomaisella luvalla huvitilaisuuksia, rahankeräyksiä, arpajaisia ja myyjäisiä
  • tehdä julkaisuja ja myydä niihin ilmoituksia
  • vastaanottaa lahjoituksia ja perustaa eri tarkoituksia varten rahastoja
  • omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta

3§ Yhdistyksen jäsenet

KKlubin jäseneksi voi henkilöjäsenenä liittyä jokainen Teknillisen korkeakoulun Kemian tekniikan osastolla opiskeleva tai opiskellut henkilö, joka jättää kirjallisen jäsen-anomuksen yhdistykselle. Yhdistyksen hallitus hyväksyy kokouksessaan jäseneksi hakeneet sekä poistaa yhdistyksestä eroavat jäsenet.

KKlubin yhteisöjäseneksi voi KKlubin hallitus hyväksyä rekisteröidyn yhdistyksen. Yhdistyksen hakemus KKlubin yhteisöjäseneksi on tehtävä kirjallisesti KKlubin hallitukselle. Hakemukseen on liitettävä pöytäkirjanote siitä kokouksesta, jossa liittymistä koskeva päätös tehtiin, yhdistyksen säännöt ja selvitys jäsenistöstä.

4§ Jäsenen oikeudet ja velvollisuudet

Jäsen on oikeutettu nauttimaan kaikkia KKlubin tarkoituksessa mainittuja toiminnan tuloksia.

Jäsen on velvollinen noudattamaan yhdistyksen sääntöjä ja sääntöihin perustuvia päätöksiä.

5§ Eroaminen

Jäsen voi erota KKlubista ilmoittamalla siitä kirjallisesti KKlubin hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

Jos jäsen jättää täyttämättä ne velvollisuudet, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä, voidaan hänet hallituksen päätöksellä erottaa yhdistyksen jäsenyydestä. Hallituksen on annettava päätöksensä jäsenen tietoon kirjallisesti sekä mainittava erottamisen syy.

Jäsen katsotaan eronneeksi yhdistyksestä, jos hän jättää maksamatta jäsenmaksunsa kahtena peräkkäisenä kalenterivuotena.

6§ Jäsenmaksut

Jäsenmaksun suuruuden päättää vuosittain yhdistyksen vaalikokous.

7§ Hallinto

KKlubin asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vaalikokouksessa valittu puheenjohtaja ja 3-8 jäsentä. Lisäksi hallitukseen valitaan kaksi varajäsentä vuosittain. Varajäsenet nimetään saamansa kannatuksen mukaan ensimmäiseksi ja toiseksi varajäseneksi, jossa järjestyksessä heidät kutsutaan kokoukseen.

Varsinaisen jäsenen erotessa kesken toimikautensa hallitus kutsuu hänen tilalleen jäsenen vaalikokouksen valitsemista varajäsenistä.

Jos hallituksen varsinaisista jäsenistä osa on estynyt osallistumasta hallituksen kokoukseen ja hallitusta ei muuten saada päätösvaltaiseksi, voi kokoonkutsujana toimiva puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja kutsua hallituksen kokoukseen tarpeellisen määrän varajäseniä, joilla on tällöin samat valtuudet kuin hallituksen varsinaisilla jäsenillä.

Kolme hallituksen jäsenistä on pyrittävä valitsemaan Kemian tekniikan osaston, Kemistikillan ja Prosessiteknillisen kerhon (PrTK) ehdottamista henkilöistä.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallituksen puheenjohtajan, vara-puheenjohtajan sekä hallitukseen valittujen jäsenten tulee olla yhdistyksen jäseniä. Kemistikillan, Prosessiteknillisen kerhon ja Kemian tekniikan osaston ehdottamien jäsenten ei ole pakko olla yhdistyksen jäseniä.

Puheenjohtaja valitaan vaalikokouksessa kalenterivuodeksi kerrallaan. Muut hallituksen jäsenet valitaan kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan, joista vähintään puolet on erovuorossa joka vuosi.

Hallituksen puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa kutsutaan myös KKlubin puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajaksi.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta ja määräämänä aikana tarvittaessa. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä, joista yksi on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, osallistuu kokoukseen. Hyväksyttyyn päätökseen vaaditaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä. äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan kanta.

8§ Hallituksen tehtävät

  • edustaa KKlubia ja vastata sen toiminnasta
  • toimeenpanna KKlubin päätökset ja hoitaa juoksevat asiat, jotka eivät vaadi kokouksen koolle kutsumista
  • hoitaa KKlubin varoja ja omaisuutta, sekä toimia siten, että yhdistyksen taloudellinen asema pysyy vakaana
  • ylläpitää KKlubin jäsenistä luottamuksellista luetteloa, johon on merkitty lain edellyttämät sekä KKlubin toiminnassa tarvittavat tiedot
  • vastaanottaa KKlubin toimintaa koskevat ehdotukset ja valmistella KKlubin kokouksissa käsiteltävät asiat
  • kutsua koolle KKlubin kokoukset
  • antaa vuosikokoukselle kertomus edellisen vuoden toiminnasta ja tileistä
  • valvoa KKlubin sääntöjen ja kokousten päätösten noudattamista
  • huolehtia aktiivisesta tiedottamisesta jäsenkunnalle
  • valitsee jäsenistöstään sihteerin, tiedotussihteerin ja rahastonhoitajan sekä muita tarvittavia toimihenkilöitä avukseen tarpeen mukaan

9§ KKlubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden tehtävät

Puheenjohtaja ohjaa KKlubin toimintaa lain, näiden sääntöjen, KKlubin kokousten ja hallituksen päätösten mukaan sekä johtaa puhetta hallituksen kokouksissa, huolehtii hallituksen kokousten pidosta, laatii hallitukselle ehdotuksen KKlubin vuosittaiseksi toimintasuunnitelmaksi ja antaa toimihenkilöille ohjeita näiden toimintaa varten.

Varapuheenjohtaja hoitaa puheenjohtajan estyneenä ollessa puheenjohtajan tehtäviä.

Sihteeri toimittaa hallituksen toimeksiannon perusteella kokouskutsut jäsenille, pitää hallituksen puolesta ja toimeksiannosta jäsenluetteloa, hoitaa KKlubin kirjeenvaihdon, laatii hallitukselle ehdotuksen vuoden toimintakertomukseksi ja hoitaa KKlubin arkistoa.

Tiedotussihteeri huolehtii KKlubin tiedotustoiminnasta myös sähköisessä muodossa.

Rahastonhoitaja hoitaa KKlubin raha-asiat ja jäsenmaksut, pitää kirjaa KKlubin menoista, tuloista, omaisuudesta ja veloista, sekä laatii tilinpäätöksen ja ehdotuksen tulo- ja menoarvioksi seuraavaa toimintavuotta varten.

Jos KKlubilla on muita toimihenkilöitä kuin yllä mainitut, he toimivat hallituksen sitä varten laatimien ja KKlubin kokouksen vahvistamien ohjesääntöjen mukaan.

10§ Tilien tarkastus

KKlubin hallintoa, omaisuutta ja tilejä tarkastavat kaksi tilintarkastajaa ja heidän henkilökohtaiset varamiehensä.

KKlubin tilit päätetään kalenterivuosittain. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään neljä viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee tarkastuksen toimitettuaan jättää tilit ja muut asiakirjat tarkastuskertomuksen ohella hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

11§ Yhdistyksen nimenkirjoitus

Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri, kaksi aina yhdessä, taikka hallituksen keskuudestaan valitsemat toimihenkilöt kaksi aina yhdessä.

12§ KKlubin kokoukset

KKlubin vuosikokous pidetään maalis-, huhti- tai toukokuussa ja vaalikokous syys-, loka- tai marraskuussa hallituksen määräämänä päivänä. Ylimääräisiä KKlubin kokouksia pidetään tarpeen vaatiessa hallituksen harkinnan mukaan tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) KKlubin jäsenkunnasta sitä kirjallisesti ilmoitettua asiaa varten hallitukselta pyytää. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Kokouskutsu hallituksen laatimine esityslistoineen lähetetään viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta henkilökohtaisesti jäsenille kirjallisella ilmoituksella ja vaalikokouksen määräämissä lehdissä ja sähköisellä ilmoitustaululla julkaistavalla ilmoituksella niille jäsenille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa. Muut tiedon-annot toimitetaan jäsenille hallituksen sopivaksi katsomalla tavalla.

13§ äänestykset

Tulos ratkaistaan KKlubin kokouksissa asiakysymyksissä avoimella äänestyksellä ja henkilökysymysten ollessa kyseessä suljetulla äänestyksellä. Äänten mennessä tasan ratkaisee avoimessa äänestyksessä se mielipide, johon puheenjohtaja on yhtynyt, mutta suljetussa äänestyksessä ja vaaleissa ratkaisee arpa. Jokaisella henkilöjäsenellä on KKlubin kokouksessa yksi ääni. Yhteisöjäsenellä ei ole äänioikeutta.

14§ Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat

  • valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri
  • valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa sekä ääntenlaskijaa
  • todetaan kokouksen laillisuus
  • esitetään hallituksen kertomus edellisen vuoden toiminnasta, tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus
  • vahvistetaan tilinpäätös, päätetään vastuuvapauden myöntämisestä ja päätetään kertomusten ja tilinpäätöksen aiheuttamista toimenpiteistä
  • käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

15§ Vaalikokouksessa käsiteltävät asiat

  • valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri
  • valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa sekä ääntenlaskijaa
  • todetaan kokouksen laillisuus
  • päätetään hallituksen esittämän toimintasuunnitelman hyväksymisestä
  • päätetään hallituksen esittämästä tulo- ja menoarviosta, jäsenmaksun suuruudesta sekä toimihenkilöiden palkkioista
  • valitaan hallituksen puheenjohtaja
  • valitaan hallituksen jäsenet erovuorossa olevien tilalle
  • valitaan hallituksen varajäsenet
  • päätetään kokouslehdestä
  • valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varamiehet
  • käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

16§ Sääntöjen muutokset

Näihin sääntöihin voidaan tehdä muutoksia kahdessa peräkkäisessä, vähintään kuukauden väliajoin pidettävässä KKlubin kokouksessa, joista toisen tulee olla vaali- tai vuosikokous ja joissa kummassakin ¾ annetuista äänistä muutosehdotuksen hyväksyy.

17§ Yhdistyksen purkaminen

Yhdistys purkautuu, jos kahdessa peräkkäisessä vähintään kuukauden väliajoin pidetyssä KKlubin kokouksessa, joista toisen tulee olla vaali- tai vuosikokous, molemmissa vähintään ¾ annetuista äänistä purkautumisehdotuksen hyväksyy.

KKlubin purkautuessa päättää viimeinen kokous varojen ja omaisuuden käytöstä KKlubin säännöissä mainitun toiminnan tukemiseen.

18§ KKlubin ulkoiset tunnukset

KKlubin ulkoisina tunnuksina käytetään omaa logoa ja lippua. Logon ja lipun tunnus-merkeistä päättää KKlubin kokous. Tunnuksien käyttöoikeuksista päättää KKlubin hallitus.

19§ Yhdistyslaki

Kaikessa, mistä näissä säännöissä ei ole mainittu, noudatetaan voimassa olevaa yhdistyslakia, yleisiä kokous-, kirjanpito-, tilintarkastus- ja muita soveltuvia käytäntöjä sekä hyviä tapoja.